AVIS DE TRAITEMENT DES DONNÉES

Monsieur/Madame,

Conformément aux articles 13 et 20 du Règlement (UE) 2016/679 (ci-après “RGPD”), nous vous informons, conformément au principe de transparence, de la manière dont vos données seront traitées dans le cadre de la relation contractuelle établie avec le responsable de traitement, ou d’une négociation en cours concernant la fourniture de produits et/ou services proposés par le même responsable de traitement.

1. Responsable de traitement, sous-traitant et délégué à la protection des données
Le responsable de traitement est MATEC INDUSTRIES S.R.L. avec siège social à Corso Venezia 36 CAP 20121 – Milan (MI) en la personne de son L.r.p.t. (ci-après “Matec“).

Nous tenons également à vous informer que Matec a nommé un délégué à la protection des données (DPO) en la personne de M. Gianluca Craia qui peut être contacté à l’adresse e-mail suivante : dpo@matecindustries.com

2. Objectifs du traitement des données
Nous vous informons que vous serez amené à fournir et traiter vos données personnelles pour deux objectifs spécifiques :

  1. Gestion de la relation précontractuelle et/ou contractuelle entre vous et Matec, ayant pour objet la fourniture de services et/ou de produits par Matec en votre faveur, dans le cas où vous opérez en tant que client, ou par vous en faveur de Matec, dans le cas où vous opérez en tant que fournisseur.
  2. Activités de marketing et de promotion des produits et services de Matec (“Marketing et Promotion“), réalisées par l’envoi d’informations commerciales et en particulier par:
    – Envoi de newsletters relatives aux produits et services de Matec
    – Démonstrations de la fonctionnalité des produits et services de Matec
    – Envoi d’informations commerciales sur les produits et services de Matec
    – Contacts téléphoniques

Le traitement des données personnelles demandées par l’intéressé, tant dans la phase précontractuelle que dans la phase de signature du contrat, sera effectué aux fins strictement liées et instrumentales à la gestion de la relation précontractuelle et/ou contractuelle, ainsi qu’à l’exécution d’obligations légales ou réglementaires.

3. Catégories de données personnelles qui peuvent vous être demandées
Nous vous demanderons des informations telles que le nom, le prénom, l’e-mail et le numéro de téléphone interne de la personne de contact de l’entreprise. Si vous êtes professionnel ou travailleur indépendant, votre code fiscal et votre numéro de TVA seront également considérés comme des données personnelles.

4. Nature du transfert des données
Nous tenons à préciser qu’en ce qui concerne l’objectif énoncé au point 2 n° 1), la fourniture de vos données personnelles est obligatoire pour pouvoir exécuter le contrat conclu avec vous ou dans le cadre des négociations en cours (par exemple si les éléments d’une offre commerciale sont en cours de discussion).
Dans le cas où vous décidez de ne pas fournir les données personnelles demandées, nous tenons à préciser que Matec ne sera peut-être pas en mesure d’exécuter ou de conclure le contrat en cours de négociation.
En revanche, en ce qui concerne l’objectif décrit au point n° 2, et donc pour les activités de marketing et de promotion, le traitement n’est pas obligatoire, donc en l’absence de votre consentement, cette activité ne sera pas effectuée sans aucune conséquence.

5. Base légale du traitement et demande de consentement
La base légale du traitement dépend de l’objectif pertinent.
En ce qui concerne l’objectif énoncé au n° 1, la base est la nécessité du traitement pour l’exécution d’un contrat et/ou de mesures précontractuelles demandées par vous.
Pour cette raison, aucune demande de consentement au traitement de vos données personnelles ne vous sera demandée.
En ce qui concerne l’objectif n° 2, cependant, la base du traitement est votre consentement librement donné.
Dans ce sens, après avoir lu cet avis d’information, pour l’objectif n° 2, vous pourrez donner votre consentement ou non au traitement proposé dans une section distincte.
Nous vous rappelons que si vous ne donnez pas votre consentement au traitement de vos données personnelles, cela signifiera que Matec ne pourra pas vous contacter pour mener des activités de marketing et de promotion.

6. Destinataires et éventuelles catégories de destinataires de données personnelles
Les données sont traitées par l’organisation du responsable de traitement par des personnes autorisées et nommées.
Les données peuvent être communiquées à des sous-traitants externes qui ont conclu des accords, conventions ou protocoles d’entente spécifiques avec le responsable de traitement.
Les données peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes

  • Experts-comptables,
  • Avocats,
  • Agence du revenu intérieur
  • Organismes tels que le conseil d’administration, les commissaires aux comptes et les cabinets d’audit;
  • Autres Fournisseurs et/ou sous-fournisseurs

7. Méthodes de traitement et durée de conservation

Le traitement sera effectué de manière automatique et/ou manuelle, en conformité avec les mesures de sécurité énoncées à l’article 32 du RGPD, par des personnes spécialement nommées, en conformité avec les dispositions de l’article 29 du RGPD.
Nous vous informons que, conformément aux principes de licéité, de limitation des finalités et de minimisation des données, conformément à l’article 5 du RGPD, la période de conservation de vos données personnelles est établie

– dans une période de dix ans suivant la durée du contrat pour les données traitées en relation avec l’objet de la gestion de la relation contractuelle ou en relation avec les mesures précontractuelles demandées par vous.

– Dans une période de [12 mois] pour les données traitées en relation avec l’objet de la promotion et de la commercialisation des produits et services de Matec

8.Promotion et marketing
Nous tenons également à vous informer que si vous donnez votre consentement au traitement de vos données pour les objectifs n° 2, c’est-à-dire les activités de marketing et de promotion des produits et services de Matec, vos données personnelles seront traitées dans le seul but de recevoir des informations concernant les différents types de produits proposés par Matec.
Ce traitement comprend des activités de marketing traditionnelles et non traditionnelles, des informations commerciales, l’envoi de matériel publicitaire ou la réalisation d’études de marché, des activités de vente directe ou de communications commerciales, de services et autres activités du responsable de traitement.
Les données nécessaires collectées pour la réalisation des activités susmentionnées seront traitées pendant une période de 12 mois.

9. Transfert de données personnelles à l’étranger
Matec peut transférer et/ou communiquer vos données personnelles à

– l’une des sociétés appartenant au groupe Matec, même si elle est située en dehors de l’Union européenne si cela est nécessaire en vertu de l’exécution de contrats conclus avec vous ou en cours de conclusion. Ce transfert de données peut donc impliquer le traitement de vos données en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

– l’un de ses clients et/ou fournisseurs même s’ils sont situés en dehors de l’Union européenne.
Le responsable de traitement vous assure dès à présent que si nécessaire de transférer les données aux fins prévues à l’article 3) dans des pays hors de l’UE, cela ne pourra se faire qu’à l’égard des pays tiers pour lesquels il existe une décision d’adéquation de la Commission européenne (article 45 du RGPD) ou à l’égard des pays tiers garantissant un niveau de protection adéquat des données personnelles, sinon le transfert ne pourra se faire qu’à la demande de la personne concernée, sur la base de l’article 49 du RGPD.

10. Droits de la personne concernée
À tout moment, conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous pouvez exercer votre droit :

  1. demander la confirmation de l’existence ou non de vos données personnelles ;
  2. obtenir des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données personnelles, les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données personnelles ont été ou seront communiquées et, le cas échéant, la période de conservation
  3. obtenir la rectification et la suppression des données
  4. obtenir la limitation du traitement ;
  5. obtenir la portabilité des données, c’est-à-dire les recevoir de Matec, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable du traitement sans entrave
  6. s’opposer au traitement et également dans le cas de traitement à des fins de marketing direct;
  7. retirer votre consentement au traitement des données fournies
  8. s’opposer à la prise de décisions automatisées concernant des personnes physiques, y compris le profilage
  9. déposer une plainte auprès du Garant de la vie privée ou d’une autre autorité de contrôle compétente.

Veuillez noter que, étant donné que le traitement des données repose sur l’article 6, paragraphe 1, point a) ou l’article 9, paragraphe 2, point a), du règlement de l’UE 2016/679, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment sans porter atteinte à la légalité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait.
Vous pouvez exercer vos droits par demande écrite envoyée à Matec Industries Srl, à l’adresse postale du siège social ou à l’adresse e-mail privacy@matecitalia.com